Sieben Fehler in Meetings, die fast alle machen
Ob wöchentlich, monatlich oder zum Projektstart: Meetings kosten uns Zeit und Nerven. Welche Fehler wir dabei immer wieder machen - und wie wir sie vermeiden.
Montag, 10 Uhr: Das wöchentliche Meeting steht auf dem Programm. Die einen holen sich noch schnell einen Kaffee, andere werfen noch schnell einen Blick auf die Zahlen der vergangenen Woche. Was aber die meisten unterschätzen: Meetings kosten Unternehmen viel Geld.
Uneffektive Meetings kosten Unternehmen viel Geld
Der Zeitaufwand für ausufernde Büro-Konferenzen frisst jedes Jahr Millionen Euros. Noch schlimmer wird es, wenn die wertvolle Zeit auch noch vergeudet wird - durch uneffektive Besprechungen ohne Ergebnis. „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, weiß die Beratungsfirma Bain & Company, die sich in einer Studie ausgiebig mit falschem Zeitmanagement beschäftigt hat.
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Das sind die sieben größten Fehler in Meetings:
Welche verhängnisvollen Fehler wir in Meetings immer wieder machen - und wie wir diese Angewohnheiten besser lösen können:
1. Zu viele Meetings mit zu vielen Leuten
Viele Chefs trommeln ihre Mitarbeiter mehrmals die Woche zusammen, um dieses und jenes zu besprechen. Dabei vergessen viele, dass während dieser Zeit nicht im eigentlichen Sinne "gearbeitet" wird. Eine Wertschöpfung bleibt also aus, die zum Teil teuer bezahlten Fach- und Führungskräfte werden von ihrem eigentlichen Job abgehalten. Das macht sich irgendwann auch auf dem Firmenkonto bemerkbar.
Hinzu kommt, dass viele zum Termin eingeladen werden, die nicht zum Erfolg des Meetings beitragen. Riesige Besprechungsrunden sollten ab sofort tabu sein. Wie viele Mitarbeiter nun erlaubt sind, weiß Jeff Bezos, seines Zeichens Chef von Amazon. Seine "Zwei-Pizza-Regel" besagt, dass nur so viele Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen sollten wie man mit zwei Pizzen satt bekommt.
2. Zeit für Meeting festlegen
Wer Meetings für genau 30 oder 60 Minuten anberaumt, hat zunächst einmal gute Absichten - schließlich wollen die meisten damit verhindern, dass Besprechungen ausarten. Notfalls lässt man eben einen Tagesordnungspunkt ausfallen.
Facebook-COO Sheryl Sandberg macht es anders: Wie das US-Magazins Fortune in einem Portrait über die Managerin verriet, beendet Sandberg Meetings erst, wenn auch wirklich jeder Punkt ihrer Agenda abgehakt ist. So sorgt sie dafür, dass alle engagiert mitarbeiten - und so die Besprechnung schneller zu Ende geht.
3. Zu spät kommen
Der Klassiker: Statt pünktlich um 10 Uhr zu beginnen, warten alle auf ein oder zwei Kollegen, die erst ein paar Minuten später eintrudeln. "Ich hatte noch ein wichtiges Telefonat - sorry!", lautet eine begehrte Ausrede. Wissenschaftlich belegt ist laut einer US-Studie folgendes: Rund 37 Prozent aller Meetings fangen zu spät an. Zuspätkommer handeln nicht nur unhöflich, sondern demotivieren auch die Wartenden - und sabotieren so den Erfolg des Meetings.
4. Laptop anschließen und nach dem WLAN-Passwort fragen
So - alle sind da, das Meeting kann starten. Aber halt, der Chef muss nur noch schnell den Laptop anschließen. "Nur noch schnell" dauert dann aber doch nochmal zehn Minuten, weil entweder keine Steckdose in Reichweite ist oder das Kabel nicht funktioniert. Und wie war gleich nochmal das WLAN-Passwort..?
Sorgen Sie also schon vor dem Meeting dafür, dass der Laptop (inklusive Internet) funktioniert. Dann muss niemand unnötig warten.
5. Ausgiebige Vorstellungsrunden
Auch, wenn neue Mitarbeiter an Bord sind, oder ein Gast bei der Konferenz zum Projektstart teilnimmt: Niemand muss in der Vorstellungsrunde die gesamte Lebensgeschichte der Anwesenden kennen. Der Name und eventuell die Positionen im Unternehmen reichen vollkommen aus.
6. Unvorbereitet erscheinen
Auch wenn Sie Montage hassen: Damit Besprechungen gelingen, sollte sich jeder einbringen - ohne ausreichende Vorbereitung wird das aber schwierig. Laut dpa rät Karriereexperte Jochen Mai dazu, solche Konferenzen sofort abzubrechen. Beim nächsten Termin arbeiten dann alle umso effektiver.
7. Ergebnisse werden nicht umgesetzt
Das Meeting kann noch so produktiv sein und vor guter Ideen und großen Zielen nur so sprühen - wenn am Ende nichts davon umgesetzt wird, war die Konferenz für die Katz. "Um langfristig befriedigende Meetings zu haben, müssen Entscheidungen dokumentiert werden", weiß Autorin und Unternehmensberaterin Anita Bischof. Ein kurzes Protokoll reiche dafür vollkommen aus. Per Rundmail am selben Tag verschickt, hat jeder die besprochenen Punkte nochmals vor Augen und kommt seinen Zielen wieder ein Stückchen näher.
Um bei Meetings einen guten Draht zu seinen Gesprächspartnern finden, sollten Sie außerdem diese Frage stellen. Warum Sie außerdem nicht mit kurzer Hose zur Konferenz erscheinen sollten, lesen Sie hier.
Von Andrea Stettner