Gehaltsabrechnungen zu früh entsorgt? Was Sie zu den Aufbewahrungsfristen wissen sollten
Der Frühjahrsputz steht auch im Büro an. Doch bevor Sie jetzt alle Papiere entsorgen, sollten Sie auf die Aufbewahrungsfristen achten. Die unterscheiden sich zum Teil deutlich.
Es ist Frühling, auch wenn das Wetter an einigen Orten noch nicht ganz mitspielt. Mit den steigenden Temperaturen und den vermehrten Sonnenstunden wird es auch Zeit für den klassischen Frühjahrsputz. Den machen zahlreiche Menschen nicht nur im Haushalt generell, sondern auch in den eigenen Papieren. Doch bei vielen Dokumenten sollte man vorsichtig sein, muss man sie doch eine gewisse Zeit lang aufbewahren. Dazu gehören auch die Lohnabrechnungen.
Gehaltsabrechnung: Wie lange müssen diese Dokumente aufbewahrt werden?
Gehaltsabrechnungen, auch Entgelt- oder Lohnabrechnung genannt, zählen zu den Dokumenten mit Buchungsgrundlage. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres der Erstellung. Wurden die Lohnabrechnungen in einer Steuererklärung angegeben, muss man sie nur noch sechs Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet, Lohnabrechnungen aus 2016 könnten Sie ab jetzt entsorgen, Abrechnungen von 2022 können ab Ende 2028 in den Müll wandern – natürlich immer unkenntlich gemacht. Aber im Grunde reicht auch die Aufbewahrung des Lohnsteuerbescheids. Vor allem, da man im fall der Fälle die Abrechnungen bei der Personalabteilung nachfordern kann.
Gut zu wissen: Die Abrechnungen müssen nicht im Original vorliegen. Wer also nicht sein ganzes Regal mit Ordnern füllen möchte, kann die Gehaltsnachweise getrost digitalisieren.
Abrechnungen – was gegen eine Entsorgung spricht
Zum einen lohnt sich die Aufbewahrung für Arbeitnehmer, um so einen Nachweis für den späteren Renteneintritt und die entsprechenden Ansprüche zu haben. Zum anderen könnten verschiedenste Institutionen Einsicht in die Unterlagen verlangen. Dazu gehören beispielsweise:
- Bundesversicherungsanstalt: Verlangt Einsicht in Unterlagen, die zur Lohnabrechnung verwendet wurden (z.B. Steuerunterlagen, Lohnlisten), um Rentenansprüche zu prüfen oder zur Klärung bestimmter Beitragzahlungen.
- Kreditinstitute: Abrechnungen sind bei Bonitätsprüfungen wichtig, besonders das Nettogehalt.
Auch etwa bei Unterhaltsverpflichtungen können Gehaltsabrechnungen eine große Rolle spielen. Im Falle eines Rechtsstreits dienen die Dokumente als Nachweis für die letzten Gehälter. Beim Verdacht auf Steuerhinterziehung ist der Besitz aller relevanten Abrechnungen sogar extrem wichtig. Sind die geforderten Nachweise verloren gegangen oder entsorgt worden, drohen Nachzahlungen ans Finanzamt, Geld- oder Haftstrafen.